Cookie-instellingen

Deze website gebruikt Cookies.

Meer informatie over het gebruik van cookies en gegevensverwerking vindt u onder onze cookie- en privacy-policy .

U kunt hieronder uw cookie-instellingen kiezen en accepteren:

Nieuw CRM-systeem voor de Hartstichting


“75 miljoen records, daar stonden we zelf ook versteld van. Het was dus ook behoorlijk spannend toen het nieuwe CRM-systeem live ging en deze records omgezet moesten worden. Maar omdat we het converteren flink hadden geoefend, verliep de omzetting volledig naar wens. Daarnaast beschikte de projectleider van Solviteers over de juiste technische kennis en was hij vertrouwd met onze branche, waardoor we samen optimaal konden optrekken richting leverancier en projectteam.” Ingrid Gordijn is teammanager Fondsenwerving bij de Nederlandse Hartstichting. De Hartstichting wil zich de komende jaren richten op een doelgroepgerichte manier van fondsenwerving. Dit betekent dat er heel flexibel gewerkt moet kunnen worden met de beschikbare data. “We streven ernaar onze klanten heel gericht te benaderen. Zien we bijvoorbeeld dat iemand veel interesse heeft in een bepaald onderwerp, dan willen hem of haar daar heel gericht mee kunnen bedienen. Natuurlijk met als doel meer mensen aan ons te binden, en de bestaande mensen langer te vast te houden.”


Contractonderhandelingen

Omdat het oude CRM-systeem niet aan de eisen kon voldoen, werd besloten om een systeem gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM aan te schaffen. Daarbij had de Hartstichting behoefte aan een projectmanager die het voortraject en de implementatie zou kunnen begeleiden. “In de eerste gesprekken met Solviteers bleek dat zij ook veel ervaring hebben met het onderhandelen over contracten. We besloten die kennis te benutten. Ik heb me in de onderhandelingsfase hoofdzakelijk gericht op de inhoud. De projectmanager van Solviteers bracht vooral veel kennis mee ten aanzien van het opnemen en verwoorden van de juiste contractbepalingen.”


Stap voor stap bouwen

Tot de invoering van het nieuwe CRM-systeem was de projectmanager van Solviteers een à twee dagen per week actief binnen dit project. Ingrid stuurde samen met hem het team aan dat verantwoordelijk was voor de invoering. “We hebben van begin af aan de kerngebruikers bij het traject betrokken. Het was belangrijk om te weten welke functionaliteiten en welke processen mogelijk moeten zijn. De invoering hebben we bewust in stappen gedaan. Dit was anders dan de softwareleverancier gewend was, maar deze modulaire aanpak werkte uitstekend. We zijn klein begonnen en hebben het belangrijkste deel eerst gedaan. Hierna hebben we steeds meer modules van het pakket ingericht samen met de projectmanager van Solviteers. Ook hebben we bovenop het CRM-pakket een eigen goede-doelen-versie gebouwd. We hadden daarbij veel gegevens die moesten worden geconverteerd. Dat hebben we stapsgewijs gedaan. Het uiteindelijke ‘go live’ moment hebben we goed voorbereid. Tot op het laatste moment is met het oude systeem gewerkt. Vervolgens hebben we dat als het ware bevroren en die gegevens vervolgens naar het nieuwe systeem overgezet.”


Blik van buiten

Momenteel is Gordijn nog bezig met wat zij noemt ‘de losse eindjes’. “Doordat de kerngebruikers vanaf de start meepraten en meedenken, is er veel draagvlak, ook als sommige zaken nog niet helemaal naar wens lopen. De samenwerking met Solviteers is heel prettig verlopen. Het is naar mijn idee heel zinvol om iemand van buiten bij een dergelijk project te betrekken. Die blik van buiten is belangrijk. Bovendien, je doet dit er echt niet zo maar bij. Een prettige bijkomstigheid was dat het ook persoonlijk klikte. We wisten goed wat we aan elkaar hadden en konden duidelijk afspraken maken over wie wat zou doen. Daardoor voelde ik me op tal van punten ontzorgd.”


Meer info? Neem contact met ons op via tel: 030 280 36 55 of stuur een e-mail naar advies@solviteers.nl