5 misverstanden rond BI

Misverstand 1: BI-tool implementeren= stuurinformatie

"Snel een BI-tool implementeren om de benodigde stuurinformatie te krijgen"; zo werkt het helaas niet. Goede BI-dashboards en BI-rapportages bouw je gewoonweg niet in 1 dag. Hier gaat een goed doordacht proces aan vooraf. Zo is het belangrijk om te onderzoeken welke informatie een organisatie op strategisch, beleidsmatig en operationeel niveau nodig heeft om te kunnen sturen. En door te vragen. Wat als u deze informatie hebt, welke beslissingen neemt u als bestuurder dan op basis van die informatie? Op welke momenten in het werkproces wordt de informatie die nodig is geregistreerd? Hoe kunnen we de betrouwbaarheid van de data waarborgen? Allemaal managementvragen die wat verder gaan dan ‘een druk op de knop en ik kan sturen’. Het implementeren van BI binnen uw gemeente is dus maar gedeeltelijk een technisch gebeuren. Veel meer is het een iteratief en interactief proces tussen de BI-consultant en u als bestuurder of manager. Een goede investering aan de voorkant betekent goed aandacht besteden aan het definiëren van de informatiebehoefte. Vervolgens plukt u daar aan de achterkant de vruchten van, in de vorm van zinvolle en betrouwbare stuurinformatie en kwalitatief betere besluiten.

Misverstand 2: We hebben een BI-dashboard en nu zijn we klaar

BI vraagt iets van u als bestuurder; u gaat op een andere manier uw gemeente aansturen. Steeds meer op basis van gecombineerde informatiebronnen worden onderbouwde besluiten genomen. Het simpele feit dat u voor het eerst een BI-rapportage kunt genereren betekent dus niet dat u klaar bent, eigenlijk begint het dan pas. Maar wat er begint, dat wilt u: een gedragsverandering van alle betrokkenen naar een meer datagedreven dienstverlening. Meer stuurinformatie om de kwaliteit van uw dienstverlening te optimaliseren en op basis van nieuwe inzichten proactief te handelen. 

Misverstand 3: BI kost alleen maar geld

Het is eenvoudig om te bepalen hoeveel BI kost. Maar berekenen wat het oplevert is vaak een stuk lastiger. We horen regelmatig: “Zo’n dashboard is mooi, maar wat voegt het nou toe? Het is duur, ik heb externe BI-specialisten rondlopen die het bouwen, ik heb zelf geen mensen in dienst die het kunnen onderhouden… wat levert het me nou uiteindelijk op?” Begrijpelijke twijfel. Het kwantificeren van hoeveel beter uw dienstverlening of uw beslissingen zijn geworden, is natuurlijk lastig. Bovendien nemen bestuurders natuurlijk altijd al goede beslissingen, daar is hun onderbuik prima op ingericht, dus wat is de meerwaarde van die grafiekjes eigenlijk? Nou, daarvoor geef ik graag de analogie van die andere bestuurder, namelijk de kapitein van een schip. Die is ook een vakman, heeft een onderbuik en maakt keuzes. Maar hij beschikt daarnaast over een kompas en andere navigatieapparatuur. En met dit alles maakt hij betere keuzes. Noem het een geïnformeerde onderbuik… daardoor komt u minder voor verrassingen te staan, zoals uit het niets oprijzende ijsbergen. Met goede data neemt de kwaliteit van uw besluiten toe en kunt u verder vooruit kijken. Dit maakt BI een investering voor de lange termijn die er niet alleen voor zorgt dat u een nog betere bestuurder wordt die betere beslissingen neemt, maar ook dat u uw organisatie naar een hoger niveau kunt tillen. Daarmee betaalt de investering in BI zich weer terug.

Misverstand 4: Met BI kan alles

Als je het goed implementeert kan er veel met BI: kosten besparen, grip op de bedrijfsvoering en op dienstverlenende partijen, beter aansluiten bij de behoeften van de cliënten. Maar met BI kan natuurlijk niet alles. Een dashboard is geen oplossing voor al uw problemen, hoewel het door sommigen wel zo in de markt wordt gezet. Wij zijn erg enthousiast over wat BI kan bieden, maar willen toch ook de ‘BI kan alles’ gedachte wat temperen. BI is een instrument dat u kunt inzetten om op een andere manier uw data te analyseren en te combineren. Onze BI-consultants zijn goed in het op de juiste wijze inrichten van BI-dasboards en BI-rapportages. BI kan u helpen; kan fungeren als een kompas, kan ervoor zorgen dat u betere besluiten neemt. Het is uiteindelijk echter niet de oplossing voor al uw uitdagingen. Want er zijn nog steeds de werkprocessen, er zijn nog steeds professionals, er is nog steeds de bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat u uw resultaten al dan niet realiseert. BI biedt ontzettend veel mogelijkheden, maar ook hier geldt: ‘garbage in, garbage out’. Juist daarom is het zo belangrijk om uw BI-dasboards en BI-rapportages goed in te richten, zoals wij bij misverstand 1 hebben aangegeven.

Misverstand 5: BI is alleen voor techneuten

Nee, BI is zeker niet alleen voor techneuten, integendeel. BI is een managementvraagstuk en onze BI-consultants zullen nooit in staat zijn om in hun eentje de juiste informatiebehoefte boven tafel te krijgen. Het vergt een samenwerking tussen techniek in de vorm van de BI-consultant en u als bestuurder om te komen tot goede BI-dasboards en BI-rapportages. Het is een iteratief proces van betekenisverlening waarin de BI-consultant iets naar voren haalt en u daar als bestuurder vanuit uw kennis en ervaring betekenis aan geeft. Via de rapportages kan de BI-consultant u helpen uw gedachten te structureren, maar u bepaalt wat hier vervolgens mee gebeurt.