Pakketselectie; Zelf doen of uitbesteden?

Waarom een aanbesteding uitbesteden?

Misschien denkt u nu: waarom zou ik een aanbesteding voor een nieuw softwarepakket uitbesteden? U bent immers zelf inhoudelijk expert. Iemand die bijvoorbeeld WMO-aanvragen behandelt, is hier door zijn jarenlange ervaring zeer deskundig in. Maar wat voor u vanzelfsprekend is, is dat niet voor een leverancier die uw aanbesteding leest (en interpreteert). Tijdens zo’n formeel proces zult u precies moeten aangeven wat uw eisen zijn: in het denkkader van de leverancier en in zijn jargon. Als u geen routine heeft in het schrijven van een aanbesteding is dat een tijdrovende klus. Iemand intern opleiden loont de moeite vaak ook niet; een aanbesteding voor bijvoorbeeld uw sociaal domein software komt maar eens in de 4 tot 10 jaar voor. Een externe partij als Solviteers kan dit snel en efficiënt voor u verzorgen. Zo loopt u niet het risico dat de verkeerde partijen gaan aanbieden. Ook de keuze van een implementatiepartner is van groot belang. Een ervaren partner weet wat voor een implementatietraject hij kan verwachten van een softwarepakket en de bijbehorende leverancier. Met ruim dertig jaar ervaring met implementaties kunnen de consultants van Solviteers u ook hierbij vakkundig ondersteunen.

Begrijpen leveranciers wat u nodig heeft?

Een voorbeeld: een gemeente is op zoek naar een nieuw systeem voor Sociale Zaken. Elke gemeente in Nederland heeft weliswaar dezelfde wettelijke taken maar binnen een andere context. Onder andere vanwege de samenstelling van haar inwoners, het gebied en de organisatie. Het maakt ook uit hoe groot een gemeente is. Amsterdam met ruim negenhonderdduizend inwoners kent een andere dynamiek dan Schiermonnikoog met minder dan honderd inwoners. Bij een aanbesteding is het belangrijk dat u al deze zaken goed onder woorden brengt, zodat aanbieders begrijpen wat u nodig heeft.

Hoofdfasen van een aanbestedingsproces

1. Globale Inventarisatie

We kijken hoe uw werkprocessen lopen, welke kaders u stelt voor de aanbesteding en evalueren de ervaringen met uw huidige softwarepakket en leverancier. Op basis daarvan inventariseren we uw eisen.

2. Marktverkenning

De consultants van Solviteers onderzoeken welke pakketten er op de markt zijn. Wij zijn niet gebonden aan specifieke leveranciers waardoor we volledig onafhankelijk en objectief zijn.

3. Opstellen Programma van Eisen

In deze fase formuleren we uw eisen: zowel op hoofdlijnen als specifiek. Dat doen we eenduidig, zodat deze niet op verschillende manieren zijn te interpreteren. Het programma moet ook transparant zijn. We geven aan op welke factoren u selecteert en welke score u aan elke factor toekent. Bijvoorbeeld in hoeverre u op prijs of kwaliteit selecteert.

4. Publicatie Uitvraag

Nadat we samen alle inhoudelijke eisen hebben nagelopen ter controle, publiceert uw inkoper de uitvraag, bijvoorbeeld op TenderNed of Negometrix. Omdat wij aanraden om in de voorbereidingsfase al bekend te maken dat uw uitvraag er aan komt, kunnen leveranciers hier vervolgens snel op reageren.

5. Nota van Inlichtingen

Ook in deze fase helpen wij u met onze kennis en ervaring. Alle vragen van leveranciers en de antwoorden die u geeft, moeten worden gepubliceerd en zijn onderdeel van de aanbestedingsprocedure. In deze fase de juiste antwoorden geven is van essentieel belang voor het juiste eindresultaat.

6. Beoordeling van Inschrijvingen en Demonstraties

In deze fase lichten leveranciers toe hoe ze uw eisen gaan inwilligen. Ook krijgen ze de gelegenheid om hun aanbod te demonstreren. Samen met u beoordelen we alle aanbiedingen.

7. Verificatie

We controleren of het reëel is dat een softwareleverancier binnen de afgesproken tijd en het afgesproken budget gaat leveren wat u nodig heeft.

8. Sluiten contract

Wij helpen u bij de beoordeling van de SLA en het contract, dat u daarna kunt ondertekenen.

Soepele implementatie, voorspelbare kosten en een hoge productiviteit

De uitkomst van dit zorgvuldige proces van aanbesteden is de selectie van het meest geschikte softwarepakket en de meest geschikte leverancier. Met als resultaat een soepele implementatie, voorspelbare kosten en een hoge productiviteit. En als belangrijkste: tevreden eindgebruikers.

Kortom, er zijn verschillende redenen om een aanbesteding uit te besteden. Omdat u niet beschikt over de juiste diepgaande kennis, de routine niet heeft of er simpelweg geen tijd voor heeft naast uw drukke dagelijkse werkzaamheden. Wilt u weten wat Solviteers voor u kan betekenen en hoe onze consultants te werk gaan? Neemt u dan contact met ons op. We luisteren graag naar u.