Sociale dienst houd grip op uw informatievoorziening

Sociale diensten zetten bij de start van hun intergemeentelijke samenwerking vooral in op de uitvoering van het primaire proces. Logisch, want de dienstverlening aan cliënten moet op orde zijn en blijven. In veel gevallen blijft het ondersteunend proces onderbelicht. Terwijl goed informatiemanagement en goede automatisering een belangrijke bijdrage leveren aan het primaire proces. Tijd om de focus te verbreden en te werken aan een betere informatievoorziening.

Het belang van relevante verantwoordingsinformatie

Hans der Kinderen, Projectmanager bij Solviteers Advies & Implementatie, zegt het volgende: “Bij veel sociale diensten ligt de focus in eerste instantie op het primaire proces, want als de burgers goed bediend worden, zijn zij en het bestuur tevreden. Echter ontstaat er dikwijls een uitdaging als het bestuur vraagt naar relevante verantwoordingsinformatie over bijvoorbeeld het aantal cliënten, de kosten, de effecten en de doorstroom. Deze relevante informatie kan dan niet direct worden aangeleverd omdat de informatievoorziening niet goed op orde is. Goede en efficiënte informatievoorziening is dus erg belangrijk. De informatiemanager kan de organisatie ondersteunen bij het sturen op informatie en het afleggen van verantwoording op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Daarbij staan de volgende drie vragen centraal:

1. Wat registreren wij?

2. Hoe registeren wij?

3. Hoe monitoren wij de informatie?

Samen met proceseigenaren bepaalt de informatiemanager bij wet- of beleidswijzigingen waar deze wijzigingen in de informatiebehoefte ingrijpt in het primaire process. Pas als u als organisatie in staat bent te sturen op informatie en de informatiebehoefte kunt analyseren, bent u daadwerkelijk ‘in control’ en managed u de informatiebehoefte.

Ondersteuning bij het op orde brengen van de informatievoorziening

Solviteers Advies & Implementatie helpt organisaties met het op orde brengen van de informatievoorziening. Wij brengen de informatiebehoefte in kaart en bekijken welke sturing- en verantwoordingsinformatie nodig is. Daarbij houden wij ook rekening met de AVG-wetgeving en informatiebeveiliging. Dit laatste is belangrijk omdat sprake is van ketensamenwerking en daarmee externe uitwisseling van gegevens. Daarnaast spitten wij de werkprocessen door met als doel de organisatie ‘lean’ te maken. Tot slot beoordelen wij de automatisering omdat er vaak sprake is van verschillende ‘op elkaar gestapelde’ applicaties. Een kritische analyse kan helpen om afscheid te nemen van de overbodige applicaties. Met daarbij uiteraard de bijbehorende kostenbesparingen.

Grip op uw informatievoorziening

Met ons rapport kan de nieuwe intergemeentelijke sociale dienst aan de slag. Mijn advies daarbij is in te zetten op een informatiemanager. Het is belangrijk dat organisaties zich realiseren dat informatiebeheer een continu proces is. Immers, bij een nieuwe agenda of een ander bestuur moet de informatievoorziening eenvoudig kunnen mee veranderen. Met een goede informatievoorziening werk je een stuk efficiënter. Bovendien houdt u grip op uw informatie en blijft u ‘in control’.