Beheer van Squit XO zorgeloos uitbesteed

Het beheer van Squit XO, afwisselend op afstand en op locatie, ervaart de gemeente Noordoostpolder als buitengewoon prettig. Dirk van der Meer, vergunningverlener bouw en monumentenzorg en functioneel beheerder van Squit XO bij de gemeente, is enthousiast over het gemak en de efficiency van deze mix van beheer op afstand en op locatie. “Ik stuur een e-mail of pak bij urgente zaken direct de telefoon. De consultant van Solviteers reageert dan vrijwel direct.”

De gemeente Noordoostpolder werkt al langere tijd samen met de IT-consultants van Solviteers Advies & Implementatie. Het beheer van Squit XO op deze basis uitvoeren is erg aantrekkelijk. “Het is nu eenmaal zo dat de consultant voor de ondersteuning bij Squit XO niet altijd op locatie aanwezig hoeft te zijn. Het oplossen van sommige problemen kan prima op afstand. Dat heeft alleen maar voordelen: het is snel en efficiënt. Zeker kleine problemen kunnen zo eenvoudig ‘tussen de bedrijven door’ worden geregeld.”

Het gemak van applicatiebeheer op afstand

Het contact met Solviteers verloopt eenvoudig. “Wij maken vooraf afspraken over welke dagen Solviteers beschikbaar is voor werkzaamheden voor onze gemeente. Daarbij kijken wij ook of dat op afstand of op locatie gebeurt.” Bij onverwachte gebeurtenissen kan Van der Meer bellen of e-mailen. Hij krijgt altijd binnen een dag een reactie, en sneller als er daadwerkelijk haast geboden is. Wij hebben Solviteers al voor verschillende zaken ingeschakeld, zoals inrichten, testen, afstemmen en begeleiden van de koppeling met ons nieuwe zaaksysteem en de documentcreatie. Allemaal op afstand, dit werkt ideaal. Bovendien, om het persoonlijke contact niet helemaal te verliezen, is de consultant eens in de zoveel tijd bij ons aanwezig. Wij hebben onderling afgestemd welke werkzaamheden op locatie en welke op afstand kunnen worden uitgevoerd.”

Duidelijke afspraken voor beheer op afstand

Hoewel de vorm van beheer van Squit XO een vaste all-in prijs heeft per maand, is dit voor de gemeente Noordoostpolder niet het belangrijkste argument geweest om hiervoor te kiezen. “Voor ons is het vooral belangrijk dat wij hiermee snel antwoord op onze vragen krijgen, dat de benodigde capaciteit op het juiste moment beschikbaar is en dat we steeds kunnen beschikken over de juiste kennis. Prettig daarbij is ook dat wij nooit enige discussie hebben over de gemaakte afspraken, de kwaliteit of de termijn waarop wij een oplossing kunnen verwachten. Het loopt ontzettend soepel. Het is prettig dat wij op deze manier nauwelijks nog omkijken hebben naar het beheer van Squit XO.”