Ontwikkelen en borgen financiële sturing in het sociaal domein door datagedreven te werken

Mark, kun je ons vertellen waarom jullie in Amersfoort zo sterk inzetten op BI en DWH?

BI betekent dat je gegevens vanuit de hele keten zodanig inzichtelijk maakt dat er goede sturingsinformatie ontstaat, waarmee die keten zich zo optimaal mogelijk kan organiseren. Het is dan wel belangrijk om eerst die gegevens te vergaren en te combineren. Hier komt het DWH bij om de hoek kijken. Zo’n DWH is een grote vergaarbak van data waarin je verschillende elementen kunt combineren om allerlei vragen tijdig en juist te beantwoorden. Even wat geschiedenis: in 2015 werden de gemeenten voor de leeuwen gegooid en kregen ze een groot aantal nieuwe taken binnen het sociaal domein. Dat was nogal een overgang, want hoewel we in het kader van de WMO al wel ervaring hadden met het organiseren van hulp, was het aspect ‘zorg’ nieuw. Om daarmee uit de voeten te kunnen, moesten we van het één op het andere moment hele nieuwe afdelingen uit de grond stampen. Om je een indruk te geven van de omvang: we praten hier over een vijfde deel van het gemeentebudget. Zo’n nieuw domein organiseren, was al een opgave op zich. Maar daar bleef het niet bij, want er zat meteen al een tweede opgave bij: op termijn is er minder geld beschikbaar. Was dat dan alles? Nee, want we hebben in de nabije toekomst te maken met een enorme vergrijzing. En dat leidt tot extra kosten, vooral in de... zorg. Opgave nummer drie.”

Dat lijkt me om moedeloos van te worden...

“Ja, zo kun je reageren, maar dat helpt niet. Gelukkig lag er in die situatie ook een kans besloten. Als je zo helemaal vanaf niets moet opbouwen, heb je namelijk óók geen last van de ‘wet van de remmende voorsprong’. We konden het meteen goed doen, ondersteund door technologie: we hadden de kans om écht datagestuurd te gaan werken. Vanuit onze overtuiging dat je daarmee deze complexe uitdagingen aankunt, hebben wij die kans gegrepen. Maar daarvoor ben je wel enorm afhankelijk van de juiste informatievoorziening, de data. Dus is de gemeente Amersfoort aan de slag gegaan, de laatste tweeënhalf jaar onder mijn leiding.”

En, draait het al een beetje?

“Het lukt heel goed eigenlijk. Wij beantwoorden niet alleen de vragen in het kader van de BI steeds beter, maar helpen ook alle individuele stakeholders in de keten om datagedreven te werken. Dat laatste is cruciaal, want voor succes moet overal in dit domein datagedreven gewerkt worden. Van toewijzingen in de wijkteams tot aan het beleid met operationele dashboards die informatie geven over performance, KPI’s en rechtmatigheid.''

Dat lijkt me niet alleen technisch een uitdaging, maar ook met betrekking tot het datagedreven werken zelf.

“Je zou kunnen zeggen dat we met onze technische infrastructuur een Ferrari hebben gebouwd, maar dat wil inderdaad nog niet zeggen dat de bestuurder ermee overweg kan. Dus hoe zorg je ervoor dat hij de Ferrari gaat gebruiken? Naar onze mening niet van bovenaf, maar vanuit het oplossen van problemen die de bestuurder zonder de Ferrari ervaart. Dan zorg je voor een echte verandering van de mindset.

Om datagedreven werken te introduceren, hebben we steeds een specifiek probleem beetgepakt door in dialoog te gaan met de stakeholders. We pelden dan zo’n probleem multidisciplinair af. Dit deden we totdat we wisten hoe het kon worden vertaald naar welke data we misten, welke risico’s niet in zicht waren en hoe je de data zo zou kunnen interpreteren dat ze bijdragen aan een oplossing van dat probleem. Vervolgens gingen de mensen datagedreven werken en ontstonden de eerste succesverhalen. Deze verhalen leverden weer het kapitaal voor een volgende stap. Als een inktvlek heeft het datagedreven werken zich zo verspreid over het sociaal domein. Deze aanpak is ook mijn tip aan andere gemeenten.”

Wat waren de belangrijkste succesfactoren om die tevreden ‘launching customers’ te krijgen?

“Werken vanuit een probleem heb ik al genoemd. De andere succesfactor is ‘kwaliteit vóór kwantiteit’. De kwaliteit van de data, daar heb ik echt bovenop gezeten. Toen ik tweeënhalf jaar geleden binnenkwam, heb ik eerst een multidisciplinair team van topprofessionals geformeerd. Vervolgens zijn we agile gaan werken: meteen de focus op de problematiek, aan de bak voor de stakeholders, superkwaliteit leveren en daardoor het vertrouwen laten toenemen. Twee mensen in mijn team zijn gepromoveerde wetenschappers en met hen heb ik veel geïnvesteerd in de methode en de technieken. Zelf heb ik veel ervaring met het controleren van jaarstukken en dat heb ik in het team laten borgen, samen met statistiek-expertise. En ook alle andere teamleden snappen waar ze mee bezig zijn. De applicatiebeheerders, de DWH-bouwers en de experts in het ontsluiten van de data in visualisaties... en natuurlijk ‘onze’ functioneel gegevensbeheerder Kees-Jan Broekmeulen. Inmiddels voelt Kees-Jan als één van ons, maar hij werkt namens Solviteers Advies & Implementatie bij ons.

Solviteers speelt met Kees-Jan een belangrijke rol in de hele opbouw van datagedreven werken in de gemeente Amersfoort. Functioneel gegevensbeheer is namelijk cruciaal om het DWH goed te laten draaien. Goede functioneel gegevensbeheerders (Fgb’ers):

• helpen bij het goed interpreteren van de data
• zorgen dat het DWH goed wordt opgebouwd
• helpen bij de ontsluiting.

Voor zo’n belangrijke rol en bij deze tijdsdruk is het wezenlijk dat de Fgb’er zo snel mogelijk meedraait. Bij Kees-Jan zat dit wel goed, hij draaide vanaf dag één meteen volop mee, wist waarover ik het had en pakte zijn rol. Dat is typisch voor Solviteers Advies & Implementatie: zij leverden de juist gekwalificeerde senior professional die mij nu al anderhalf jaar helpt. En hij blijft nog wel even, want zijn kennis en kunde zijn heel schaars. Kees-Jan is onmisbaar en van enorme toegevoegde waarde voor het team.” 

Zie je nu al veel resultaten van jullie aanpak?

“Zeker. Door datagedreven te werken, kunnen we inderdaad de bedrijfsvoering van deze zorg zowel goedkoper als beter maken. We focussen op de uitzonderingen waar de kpi’s niet gehaald worden. Dat betekent wel dat de aanbieders zich goed moeten verantwoorden en daar voeden wij ze in op. Bij 400 aanbieders in Amersfoort is dat een klus. Maar het werkt: onze dashboards laten op basis van de data zien welke aanbieders beter en welke minder goed opereren. En achter die laatste groep zitten wij vervolgens als een politieagent aan. Daardoor hadden wij eind januari al heel harde schattingen over de cijfers van 2020, omdat bijna alle declaraties binnen zijn. Vergelijk dat maar eens met de eerste jaren na de decentralisatie, waar gemeenten zich lieten verrassen door een onverwachte overschrijding van tientallen miljoenen euro in het jaar daarvoor. Je hebt dan als gemeente echt een probleem.

In het kader van ‘meer bieden voor minder geld’ werken wij constant aan businesscases met onze stakeholders, waaronder aanbieders en verwijzers. Voor de transformatie van de zorg zijn 15 besparingscases geïdentificeerd en die monitoren wij nu op basis van de data. Voor die monitoring moeten soms processen anders ingericht worden. Met dat alles zijn we nu anderhalf jaar bezig. En het werk houdt nooit op, want als je ergens een ventiel dicht zet, schiet ergens anders een ventiel open. Of bepaalde maatregelen pakken niet zo uit als je had gedacht. Maar dat alles zie je vervolgens in de data en dan kun je snel weer ingrijpen. Strak op de bal spelen, dat kan met BI en datagedreven werken!”