Gemeente Brummen en Solviteers bundelen krachten: succesvolle IT-aanbesteding voor het Sociaal Domein

Een aanbesteding is een uitdagend proces met strikte regels en een flinke tijdsinvestering. Veel gemeenten hebben niet altijd de capaciteit of expertise om dit zelfstandig op te pakken. Daarom schakelde gemeente Brummen Solviteers in voor ondersteuning. 

Situatie gemeente Brummen

Gemeente Brummen maakt voor de uitvoering van regelingen in het Sociaal Domein, waaronder Wmo en Jeugdwet, gebruik van software waarvan het contract eind 2025 afloopt. Ter vervanging was Brummen op zoek naar één integraal systeem met één database voor de Jeugdwet en Wmo. Dit moet medewerkers van wijkteams, frontoffices en backoffices in het Sociaal Domein optimaal ondersteunen in alle processen die daarbij komen kijken. Het nieuwe systeem gaat, geheel volgens de huidige IT-trend, in de cloud draaien.

“De frontoffice is bedoeld voor de consulent (een agoog) die bepaalt welke zorg een cliënt nodig heeft. In de backoffice zijn de voorzieningen ondergebracht om de juiste bedragen uit te betalen,” licht Lennart toe.

“Groot voordeel van één systeem is dat je geen koppeling nodig hebt, terwijl je toch integraal kunt werken. Het is gewoon veel pragmatischer. Je hoeft niet op meerdere plekken te kijken en je hoeft ook niets over te typen. Iedereen heeft het totaaloverzicht en kijkt naar één en dezelfde set gegevens. Dat is fijn voor individuele cliënten maar ook voor alle collega’s om zo samen te werken. Burgers worden niet van het kastje naar de muur gestuurd en de interne informatievoorziening is optimaal.”

Om dat systeem aan te schaffen, was een aanbesteding noodzakelijk volgens de wettelijke regels. Daar komt veel bij kijken en daar heeft niet iedere gemeente ruime ervaring mee. “We hebben zelf te weinig kennis van zo’n aanbesteding,” lichten Lennart en Martin toe. “Daarom zijn we op zoek gegaan naar een partij die ons daarbij kan helpen.” 

Keuze voor Solviteers

Lennart Giaccotto is Coördinator Informatisering & Automatisering (I&A) bij de gemeente Brummen. Zijn collega Martin van Boheemen is Coördinator van het Sociaal Domein. Na een aantal partijen gesproken te hebben, viel de keuze al snel op Solviteers vanwege de kennis en ervaring van zowel het domein als het proces van aanbesteden.

Lennart en Martin: “Omdat de consultants van Solviteers niet zijn gebonden aan specifieke leveranciers, kunnen ze volledig onafhankelijk en objectief opereren. Het is heel belangrijk om de markt te bevragen en partijen op gesprek te laten komen. Door hun reacties krijg je veel meer besef van wat er te krijgen is en wat het verschil is tussen de verschillende partijen.”  

Marktverkenning

Gemeente Brummen had vooraf zelf een marktverkenning uitgevoerd om inzicht te krijgen in beschikbare pakketten en mogelijke leveranciers. Dit legde een sterke basis voor de aanbesteding, omdat de gemeente hierdoor al een helder beeld had van de eigen wensen ten opzichte van de mogelijkheden in de markt.

De aanbesteding

Na de keuze voor Solviteers kon er snel gestart worden met de aanbesteding. Lennart: “De week daarna zijn we meteen begonnen. Daarbij hebben we Solviteers in de lead gezet. Samen zijn we gaan nadenken over wat we nodig hebben voor het Sociaal Domein. Duidelijk was dat we in ieder geval een cliëntvolgsysteem voor de Wmo en jeugdzorg wilden.”

Toen eenmaal duidelijk was wat voor een oplossing de gemeente Brummen voor ogen had, was het zaak om deze te vertalen naar een Programma van Eisen en de bijbehorende wensen te formuleren. Lennart: “Daar moet je een objectivering op toepassen. Je moet je eisen eenduidig formuleren, zodat deze niet op verschillende manieren zijn te interpreteren. Daarbij is het belangrijk om zaken niet zo te formuleren, dat er onbedoeld geschikte partijen worden uitgesloten van deelname. Daar ligt de kracht van Solviteers. Martin: “De consultants van Solviteers houden nauwlettend de grens in de gaten tussen wat kan en mag.”

In dat proces zijn alle medewerkers die vanuit hun rol met het nieuwe systeem te maken hebben betrokken. Lennart: “Door het voorwerk goed te doen, voorkom je ook tijdrovend nawerk.” Samen met Solviteers heeft de gemeente Brummen vijftig eisen en negenenveertig aanvullende wensen geformuleerd. We vinden het belangrijk dat alle partijen die met de nieuwe software te maken krijgen erbij betrokken worden, zoals de archiefdienst, infomanager, ICT, CISO, consulenten en privacy officers.” Martin: “Door zorgvuldig vanuit de basis op te bouwen, zorg je voor een zeer hoge betrokkenheid en een breed draagvlak.”

Beoordeling van inschrijvingen en verificatie

De volgende stap in het proces is om alle vragen van leveranciers te beantwoorden. Het geven van de juiste antwoorden in deze fase is van essentieel belang voor het juiste eindresultaat. Uiteindelijk hebben drie leveranciers zich gemeld waaruit de gemeente kon kiezen. Al deze inschrijvingen moeten streng geverifieerd worden. Zijn het correcte inschrijvingen met de juiste handtekeningen gezet van de bevoegde personen? Zijn alle bewijsstukken toegevoegd? De formele onderdelen van dit proces zijn gedaan door de afdeling inkoop van gemeente Brummen. De inhoudelijke toets is gedaan door Solviteers in samenwerking met de belanghebbenden binnen de gemeente.

Demonstratie en gunning

In een aanbesteding moet ook vermeld staan hoe de prijs-kwaliteitsverhouding wordt beoordeeld. In dit geval werd vijfentwintig procent door prijs bepaald en vijfenzeventig door kwaliteit. Het beoordelen van de kwaliteit is daarmee bepalend en een belangrijk onderdeel van de aanbesteding. Naast de schriftelijke beoordeling geven alle drie de partijen in deze fase ook een demonstratie, waarin zij hun inschrijving toelichten en de gemeente een beter beeld krijgt van de oplossingen in de praktijk.

“Dit is een heel belangrijk onderdeel. Je kunt gerichter en dieper vragen stellen,” licht Martin toe. “Het is ook voor het eerst dat je persoonlijk kennis maakt met de leveranciers. Zodra er een ‘voorlopige winnaar’ was geselecteerd, moest dit gepubliceerd worden op Tenderned. Vervolgens geldt er een periode waarin bezwaar gemaakt kan worden. Aan de verliezers moesten we goed uitleggen waarom ze het niet zijn geworden. Het is volgens de aanbestedingsregels verplicht om dat goed te beargumenteren”. Door goed te onderbouwen waarom er is gekozen voor een partij, wordt voorkomen dat de andere inschrijvers bezwaar aantekenen. 

Dé standaard voor IT-aanbestedingen 

“Wij zijn harstikke goed ondersteund door Solviteers,” blikt Martin tevreden terug op het hele aanbestedingsproces. “De consultants van Solviteers hebben een goede basis neergezet. Er hebben zich geen onverwachte dingen voorgedaan en we hebben geen klachten of bezwaren van de overige inschrijvers gehad. Alles klopt, en alles is juridisch correct verlopen. Ook is er intern draagvlak gecreëerd. Als we het zelf hadden gedaan, was het ons niet gelukt.”