Home
Optimaal sturen op basis van informatie
Sinds 14 oktober is gemeente Beverwijk een instrument rijker, het dashboard ‘Participatie‘. Wat is het en wat doet het? Brenda Zuiderduin heeft als business-adviseur het dashboard ontworpen, daarbij technisch ondersteund door Steven Louisse van Solviteers. Brenda: “Nu we dit dashboard hebben, kunnen we handelen op basis van een weelde aan kennis en inzicht en daardoor het beleid en de uitvoering gerichter inzetten en monitoren.”
“Mijn opdracht was om overzicht en samenhang te creëren van data in het sociaal beleid. We hebben in de loop der jaren veel data vergaard en ontsloten in rapportages, maar het was duidelijk dat we nog een stap konden zetten in de ordening en de aansluiting op de informatiebehoeften. Er werd en wordt zoveel informatie getoond in rapportages, dat ze onoverzichtelijk worden. Dan is het niet gemakkelijk om er een trend uit op te maken of verbanden te leggen. Daarnaast was het doel om het aantal ad hoc vragen om informatie te beperken,” vertelt Brenda Zuiderduin, “zodat er niet elke keer allerlei informatie bij elkaar moet worden gezocht. Het kán, maar dat is natuurlijk niet optimaal.”
Enthousiast
Eerst probeerde Brenda de samenhang in Excel te creëren, vertelt zij. “Maar toen liet Steven Louisse, onze applicatiebeheerder vanuit Solviteers, zien hoe goed het werkt om een dashboard te maken op basis van wat er in de organisatie aan data is. Toen we daarvan een eerste uitwerking lieten zien, waren de reacties positief en kregen we toestemming om het verder te ontwikkelen voor de bijstandsuitkeringen en de Participatiewet.”
Brenda nam vanaf de start de eindgebruikers mee in de ontwikkeling: “In het begin was het lastig om te bepalen wat nodig en mogelijk was. Daarom zijn met behulp van Excel en de BI-tool Cognos de cijfers inzichtelijk gemaakt rondom Participatiewet, Wmo, schuldhulpverlening en minima. Dat bracht het gesprek op gang over de informatiebehoeften en de wensen vanuit management, beleid en uitvoering. De collega’s waren vanaf het begin enthousiast over het instrument en daardoor steeds bereid om mee te denken in het proces, de benodigde data te checken en deze indien nodig te verbeteren en af te stemmen. Steeds werd een klein deel gebouwd, geanalyseerd en met demo’s getoetst bij de vertegenwoordigers van de verschillende gebruikersgroepen.”
Nu we dit dashboard hebben, kunnen we handelen op basis van een weelde aan kennis en inzicht en daardoor het beleid en uitvoering gerichter inzetten en monitoren.
Middel
Zo’n dashboard is niet een doel op zich, vertelt Brenda, maar een middel om met elkaar het gesprek aan te gaan aan de hand van de visualisaties die het dashboard biedt. Daarom verdient het aandacht om werkafspraken en overlegstructuren zo te organiseren dat de voordelen van het gebruik van het dashboard tot hun recht komen. Brenda: “Het dashboard geeft nu inzicht in verschillende variabelen omtrent het aantal bijstandsuitkeringen, zoals leeftijd, andere zorg, schulden en arbeidsontheffing. Alles in één oogopslag, dat is een groot winstpunt. We hebben bovendien onze manier van werken meer op elkaar kunnen afstemmen.”
Het dashboard Participatie werd op 14 oktober in werking gesteld. Enthousiast demonstreert Brenda het: “Op het eerste tabblad staan de indicatoren die op dit moment het belangrijkst worden geacht. Bijvoorbeeld: hoeveel uitkeringsgerechtigden jonger dan 27 jaar zijn er in de gemeente? Hoeveel van de uitkeringsgerechtigden maakt geen gebruik van minimaregelingen en daalt of stijgt dat aantal? En dan de uitstroom: we kunnen precies zien hoeveel mensen weer uitstromen en hoeveel daarvan duurzaam uitstromen naar werk.”
Integraal werken
Naast het huidige dashboard Participatie, werkt Brenda aan nog twee dashboards: Schuldhulpverlening en Wmo. Waar Brenda de informatievoorziening ontwerpt met input van de eindgebruikers, zorgt Steven Louisse voor de technische vertaling naar een mooi stuk software. Brenda: “Steven zat hier al als applicatiebeheerder en heeft heel veel kennis van de systemen die wij gebruiken, de werkprocessen en het sociaal domein. Zo’n dashboard is een managementinformatie-tool waarvoor je allemaal scripts moet schrijven om de gegevens uit de systemen te halen. Dat is niet altijd even gemakkelijk, maar Steven is nogal een doorzetter.”
Brenda vervolgt: “Integraal werken vinden wij in deze gemeente erg belangrijk en met deze drie dashboards zetten we hierin een grote stap. Het zijn drie sterk samenhangende beleidsterreinen en door integraal te werken kijken we als het ware ‘over de wet heen’. Daardoor kunnen we de mensen beter ondersteunen en ze helpen weer uit de regelingen te komen. Dat is beter voor onze cliënten én voor de gemeente. Om gemakkelijker integraal te werken, zijn er allerlei dwarsverbanden in de individuele dashboards ingebouwd. In het dashboard Participatie bijvoorbeeld, kun je zien hoeveel mensen ondersteuning in het kader van de Wmo hebben. Voor de rest van de informatie ga je vervolgens naar het desbetreffende dashboard. Zo kunnen we het beleid gericht inzetten en vervolgens de ontwikkelingen monitoren. Ook voor de verantwoording van het beleid bieden de dashboards grote meerwaarde.”
Bij dit alles houdt Brenda samen met Steven de AVG-richtlijnen scherp in de gaten, vertelt zij: “Alles in het dashboard is anoniem.”
De verwachting is dat alle drie de dashboards eind 2022 operationeel zijn.
STAPPEN RICHTING EEN DATAGEDREVEN GEMEENTE
Gemeenten hebben inzicht nodig in hun gegevens, zoals aantallen indicaties, voorzieningen, cliënten en inwoners. Ook financiële gegevens zijn interessant: wat kunt u declareren en wat zijn uw kosten. Met Business Intelligence verkrijgt u dit inzicht. En kunt u dus als gemeente beter sturen op het behalen van uw jaardoelen en efficiënter nieuw beleid bepalen.
Van functioneel beheer tot het inrichten van uw BI-rapportages, het implementeren van de AVG en het opleiden van mensen. Solviteers ontzorgt u bij het beter benutten van uw data en applicaties over de gehele linie.
Business intelligence voor gemeenten steeds belangrijker
In ons e-book vertellen we u precies hoe u BI eenvoudig en betaalbaar inzet binnen uw gemeente. Met praktische tips over o.a. rapporten, dashboards en datawarehousing.