Vijf dashboards voor sociale dienst in Limburg

‘Nu de teams weten wat een dashboard kan, willen ze dit nog breder gaan inzetten.’

ISD Kompas voert voor de gemeenten Voerendaal, Beekdaelen en Simpelveld de regelingen uit op het gebied van werk en inkomen. Vanaf 2020 helpt Solviteers met het ontwerpen, inrichten en laten werken van dashboards bij deze organisatie. Alvast een spoiler: ‘We zijn gewoon supertevreden over Solviteers.’ Vijf betrokkenen delen hun ervaringen met de samenwerking.

In 2020 ontstond bij ISD Kompas behoefte aan stuurinformatie, vertelt Henrie Zeevaarders, coördinator bedrijfsvoering en controller bij ISD Kompas. ‘We wilden graag inzicht in de doelmatigheid van het beleid. Hoe verloopt de begeleiding naar werk, vrijwilligerswerk en scholing? Halen we de jaardoelen? Wat rechtmatigheid betreft wilden we bijvoorbeeld zien of aanvragen tijdig zijn afgehandeld, hoeveel onderzoeken er zijn geweest van de sociale recherche, hoeveel personen een minimaproduct hebben ontvangen en wat er in totaal aan euro’s is verstrekt aan een bepaald minimaproduct.’

De opdracht

ISD Kompas nodigde drie partijen uit voor een presentatie over wat een dashboard kan betekenen. ‘Met Solviteers hadden we eerder al goede ervaringen opgedaan. Dat was reden om het bedrijf nu weer uit te nodigen,’ zegt Henrie. Geert-Jan van den Berg, senior consultant bij Solviteers: ‘Bij ISD Kompas was wel managementinformatie voorhanden, maar in de vorm van statische rapporten en Excel-lijsten. In mijn presentatie heb ik laten zien dat je die door kan ontwikkelen tot een dashboard waarin je rond kan klikken en trends kan laten zien.’

Patrick Groven, projectleider bij de opdracht namens ISD Kompas: ‘Vaak is zo’n presentatie vrij technisch, maar Geert-Jan bracht het heel begrijpelijk. En Solviteers kwam met een jong team waar de energie van afstraalt. Een team dat graag wilde laten zien wat het kon op het gebied van BI. We hadden er alle vertrouwen in.’ Henrie: ‘Voor ons was het belangrijk om onafhankelijk te worden van de leverancier. Dat zat goed in het verhaal van Solviteers en ze werken daar echt naar toe.’ Martijn Schiltman, senior consultant bij Solviteers: ‘Ja, we bouwen onze inzet af waar het kan, maar laten de klant niet aan zijn lot over.’

Het is een boeiend, spannend proces geweest, vertelt Patrick: ‘Het dashboard moet data kunnen halen uit de backoffice-applicatie Suites voor het Sociaal Domein, vervolgens moet die data kunnen worden vertaald naar Cognos en dan moet het op een fatsoenlijke manier worden gepresenteerd in een grafiek of diagram. Voordat het zover is ga je met elkaar al een heel proces door, bijvoorbeeld met een definitiebepaling. Op al die facetten heb je Solviteers nodig, anders kom je er niet.’

Extract, Transform, Load

Het doet Geert-Jan denken aan de stappen ‘Extract, Transform, Load’ die binnen BI vaak voorkomen: ‘Je haalt data ergens uit, je transformeert het zodat het voldoet aan de definitie en je laadt het ergens in zodat het ook te presenteren is. Voor de techniek gebruik je een ETL-tool, maar je ziet dat daar allerlei stappen in het project in onder te brengen zijn. Zo kwamen we een fors technisch probleem tegen dat te maken had met de ‘extract’. We konden gegevens niet goed ophalen.’ Geert-Jan is bij dit probleem, veroorzaakt door externe factoren, actief gaan meedenken, herinnert Arjen Meurers zich. Arjen is functioneel beheerder bij ISD Kompas. ‘Dat meedenken lag buiten zijn opdracht en heeft hem veel tijd en moeite gekost. Ook heeft Solviteers de vertraging die ontstond flexibel opgepakt.’

‘En we zien Geert-Jan een beetje als de godfather van het presenteren,’ lacht Patrick. ‘We hadden zelf wel ideeën over hoe de data op het dashboard gepresenteerd moest worden, maar Geert-Jan had zo zijn eigen opvattingen. Dat gaat op een fijne manier, ik heb zijn kritische blik altijd kunnen waarderen.’

Samenwerking

Halverwege 2023 nam Martijn het stokje over van zijn collega Geert-Jan. Dat was best lastig, weet Henrie: ‘Er was iets gecreëerd waar de gedachtegang van Geert-Jan achter zat. Martijn heeft zich uitstekend gehandhaafd en zijn meerwaarde is dat hij veel nieuwe dingen ontwikkelt.’ Arjen: ‘En actief meedenkt.’ Martijn: ‘Dat sparren maakt de samenwerking voor mij erg leuk. Ik voel me gewaardeerd om mijn bredere meedenken. Bij Solviteers vinden we het belangrijk dat we kritisch tegen elkaar kunnen zijn. Dat kan bij ISD Kompas. Als ISD Kompas mij suggesties geeft voor een betere werkwijze gebeurt dat ook altijd constructief. Die wederkerigheid komt onze samenwerking zeker ten goede.’

In totaal zijn vijf dashboards opgeleverd. Patrick: ‘Voorheen wist men vaak niet waar rapportages stonden, nu is de informatie er in één klik. Er zijn bovendien vele tabbladen, waarop je kunt klikken voor meer data, bijvoorbeeld om te zien over welke groepen het bij uitstroomcijfers precies gaat. Dat is heel erg faciliterend.’ Arjen: ‘Nu coördinatoren en medewerkers zien wat er kan met een dashboard, komen er nieuwe wensen. Dat geeft aan dat het leeft.’ ‘We zijn gewoon supertevreden,’ zegt Henrie. ‘De opdracht is trouwens gerealiseerd binnen de geoffreerde uren. Dat is vrij zeldzaam bij dergelijke projecten en een compliment waard.’ Patrick: ‘Ik ben erg enthousiast en als dat gewenst is ga ik graag met Solviteers mee naar geïnteresseerde teams voor een presentatie.’

Onafhankelijkheid

De komende maanden werkt Solviteers toe naar onafhankelijkheid, zoals afgesproken, waarbij Arjen het stokje overneemt van Martijn. ISD Kompas sluit daarna een contract voor hulp op afroep. Arjen: ‘Voor als er problemen zijn. En er is nog wel wat contact nodig voordat ik het net zo goed kan onderhouden als Geert-Jan en Martijn dat deden.’