Wet open overheid: uitdagingen bij de implementatie van de Woo

De Wet open overheid (Woo), die sinds 1 mei 2022 van kracht is, vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en heeft als doel om de transparantie van de overheid te vergroten. Waar de Wob burgers en journalisten de mogelijkheid gaf om informatieverzoeken in te dienen, legt de Woo nadruk op proactieve openbaarmaking van informatie. Dit betekent dat overheidsinstellingen zelf informatie openbaar moeten maken zonder dat burgers hier expliciet om hoeven te vragen. 

Voorbeelden van dergelijke openbaarmakingen zijn besluiten van algemeen belang, subsidies, en aanbestedingen. Dit moet bijdragen aan een opener bestuurscultuur en het vertrouwen in de overheid vergroten. 

ICT-aanpassingen voor de Woo 

Om te voldoen aan de eisen van de Woo, moeten overheidsorganisaties hun informatiebeheer en ICT-voorzieningen moderniseren.

Dit begint bij goed beheer van digitale archieven en systemen voor informatiebeheer.  Deze systemen moeten worden aangepast om proactieve openbaarmaking te ondersteunen. Dit houdt in dat overheidsinstanties de juiste metadata en zoekfunctionaliteiten moeten hebben om documenten snel en efficiënt terug te vinden.  Automatisering van werkstromen is hierbij cruciaal. Dit geldt niet alleen voor de publicatie van informatie, maar ook voor het efficiënt afhandelen van Woo-verzoeken. 

Een ander belangrijk aspect is de beveiliging van informatie. Bij openbaarmaking moet rekening worden gehouden met privacyregels, zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat ICT-systemen automatisch vertrouwelijke gegevens moeten afschermen voordat documenten openbaar worden gemaakt. En dat is op zijn beurt weer essentieel om te voorkomen dat persoonlijke of gevoelige informatie, zoals bij gezondheidsinstanties en of bijvoorbeeld Veilig Thuis, in de verkeerde handen terechtkomt. 

Samenwerking tussen verschillende overheidsinstanties is ook van belang. Het gebruik van gestandaardiseerde ICT-systemen kan helpen bij de implementatie van de Woo. Door met uniforme systemen te werken, kunnen instanties informatie eenvoudiger delen en publiceren. Gemeenten worden bijvoorbeeld verplicht om deel te nemen aan het Openbaarheidsregister, waar documenten centraal gepubliceerd kunnen worden.

Ook speelt training van personeel een cruciale rol. Medewerkers moeten niet alleen getraind worden in de nieuwe Woo-procedures, maar ook in het gebruik van ondersteunende software en tools. 

Ondersteuning bij een succesvolle implementatie van de Woo

Solviteers ondersteunt uw organisatie bij elk aspect van dit proces. We adviseren over de optimale inrichting van uw informatiesystemen en voeren deze desgewenst uit als functioneel beheerder of implementatieconsultant. Daarbij zorgen we voor naleving van privacyregels en helpen we bij de selectie en implementatie van anonimiseringstools. Ons integratieteam legt koppelingen tussen applicaties en centrale voorzieningen, zodat informatie soepel wordt uitgewisseld. Bovendien trainen we uw medewerkers met gerichte workshops en informatiebijeenkomsten.