Implementatie Omgevingswet en DSO

In vier stappen naar een vliegende start

Zoals het er nu voor staat treedt de Omgevingswet per 1 juli 2023 in werking. Dat betekent dat u als overheidsorganisatie niet alleen moet zijn aangesloten op het DSO, maar ook de taken kunt uitvoeren die de Omgevingswet eist.

De inwerkingtreding van de Omgevingswet lijkt nog ver weg, maar is het niet. Zeker als u wilt voorkomen dat u straks onder hoge druk nog van alles moet regelen. U wilt juist profiteren van deze wet en alles wat die met zich meebrengt. Doet u dit goed, dan voldoet u straks niet alleen aan de wet, maar stelt u ook tevreden vast dat uw organisatie soepeler loopt. Bovendien zorgt de verschuiving van het uitgangspunt van ‘Nee, tenzij’ naar ‘Ja, mits’ dat er meer overleg plaatsvindt met de initiatiefnemers van de plannen. Wij begrijpen dat uw medewerkers dit als zinvoller werk ervaren, mits de processen goed zijn geïmplementeerd en ze voldoende worden ondersteund door de software.

Wij vertellen u graag welke vier stappen u kunt zetten om per 1 juli 2023 goed aan de slag te gaan met het DSO. Ook bij alle zaken die u als overheidsorganisatie daarvoor moet regelen ondersteunen onze VTH-specialisten u graag.

Stap 1: Bepaal uw startpunt en ambitie

Voordat u bepaalt waar u heen gaat, is het belangrijk om vast te stellen waar u nu staat. In hoeverre heeft u de basis al op orde? Bent u aangesloten bij basisregistraties? Werkt u al zaakgericht? Hoe staat het met de afspraken die u heeft gemaakt over de archivering van documenten? In hoeverre heeft u uw systemen onderling al met elkaar geïntegreerd? Allerlei ‘volwassenheidscriteria’ waar u naar kunt kijken.

Vervolgens gaat het om het bepalen van uw ambitie. Dit doet u aan het begin van het traject en vervolgens neemt u die ambitie mee in alles wat u gaat doen. Een paar voorbeelden: de werkprocessen zijn wat ze zijn, maar vervolgens gaat het om uw ambitie in de vertaling van die werkprocessen naar het inrichten en gebruiken van de applicaties. Hetzelfde geldt voor het selecteren van de software die u nodig heeft. Hoeveel eist u straks eigenlijk van die software? Is uw ambitie relatief laag, dan heeft u waarschijnlijk de keuze uit meer softwareleveranciers dan wanneer u voor de ‘top’ gaat.

Het is in ieder geval belangrijk dat u zaakgericht kunt werken. In het kader van de Omgevingswet gaat u dit straks namelijk ook doen. De VNG heeft zelfs een speciale Wikipedia-pagina opgesteld: de Omgevingswet-wiki. Deze bevat een schat aan informatie over de landelijke zaaktypen, zoals die worden toegepast bij het uitvoeren van de VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving)-taken binnen de Omgevingswet. Prima materiaal voor een benchmark van uw eigen organisatie. Ook een volledige aansluiting op de basisregistraties is een vereiste om met de Omgevingswet uit de voeten te kunnen. Mocht u die nog niet hebben: dit kan ook nog tijdens het implementatietraject geregeld worden.

Vooral grotere gemeenten zijn zich al een tijdje aan het voorbereiden op de Omgevingswet en het DSO. Omdat de deadline al een keer verschoven is en 1 juli 2023 in zicht komt, is ‘voorlopen’ niet meer mogelijk. Daar staat echter een groot voordeel tegenover: u kunt nu als gemeente leren van de best practices van de voorlopers en de valkuilen vermijden. U moet daar dan natuurlijk wel van afweten. Solviteers Advies & Implementatie is al drie jaar bij meerdere implementatietrajecten betrokken geweest, wij kunnen u hierin dus uitstekend begeleiden.

Stap 2: inventariseer de werkprocessen

Het is belangrijk om uw werkprocessen nu en straks goed in beeld te brengen. Dat geldt vooral voor VTH-werkprocessen en ook voor planologische werkprocessen. Er komen overigens ook nieuwe werkprocessen bij. En sommige processen die u al kent gaan veranderen.

Hoe lopen uw huidige processen? Bijvoorbeeld: u ontvangt een aanvraag voor een vergunning, wat gaat u dan doen? Dit wilt u per proces goed in beeld hebben. Wij noemen dit AO (Administratieve Organisatie)-beschrijvingen en dat doen wij samen met een groep medewerkers en een flipover. Lekker ouderwets tekenen. Het levert veel inzicht op en betrekt de medewerkers vanaf de start. Dit is belangrijk om straks als organisatie soepel over te kunnen schakelen.

Vervolgens denken wij, eveneens samen met de medewerkers, alvast na over hoe het straks gaat zijn met de Omgevingswet. Welke processen veranderen en hoe zien deze veranderingen eruit? Welke nieuwe processen komen erbij? Neem bijvoorbeeld het maken van toepasbare regels, die bestaan nu nog niet voor uw organisatie. Wat moet daarvoor in de organisatie gebeuren en veranderen? Naast een goed beeld van de later te implementeren software, komt hier een stukje organisatiekunde bij kijken. Verder natuurlijk ook onze ervaring bij de gemeenten die al verder zijn in dit proces.

Hier wordt ook inzichtelijk welke afdelingen en medewerkers straks met het DSO werken en betrokken moeten worden bij de selectie en implementatie van de software. Wanneer dit alles bekend is, kunnen we het programma voor de implementatie van de Omgevingswet opstellen. Het is belangrijk dat ook het management hierbij nauw betrokken is, zodat de beslissingen breed worden begrepen en gedragen.

Stap 3: selecteer de software en richt deze in

De software in het kader van de Omgevingswet komt in drie smaken:

1. VTH-software: voor alle processen die komen kijken bij het uitvoeren van vergunningsaanvragen, toezicht en handhaving. Maar ook bij bezwaar en beroep.
2. Plansoftware: met plansoftware kunt u juridische regels in de plannen annoteren (labelen). Op deze manier zijn de regels beter vindbaar, benaderbaar en bruikbaar in het DSO.
3. Regelsoftware: daarmee maakt u toepasbare regels. Dit is nodig om de juiste informatie bij de initiatiefnemer uit te vragen, zodat daarna het proces sneller verloopt. Deze hogere snelheid is een vereiste van de Omgevingswet omdat de wettelijke afhandeltermijnen korter zullen zijn.

Voor de VTH- en plansoftware geldt dat u deze wellicht moet updaten of zelfs een andere leverancier moet kiezen om straks goed te kunnen werken. De regelsoftware is zelfs helemaal nieuw. Met andere woorden: er verandert nogal wat op het gebied van de software. Hoe maakt u als organisatie van tevoren de juiste keuze? Als u het een softwareleverancier vraagt, dan haalt u veel kennis in huis. Echter, dat is wel vooral kennis van de software en een stuk minder van de organisatie en van de werkprocessen waar die software binnen moet functioneren. Ook zijn deze leveranciers niet onafhankelijk.

Solviteers Advies & Implementatie heeft meer dan 25 jaar ervaring met software en werkprocessen en is onafhankelijk van leveranciers. Onze taak verschilt als u kijkt naar de verschillende typen software. De implementatie of update en de inrichting van de VTH-software brengt het meeste werk met zich mee. Het gaat daar echt om de werkprocessen inrichten in de software: de stappen, autorisaties, rollen en de documenten. Aan de plansoftware en regelsoftware valt minder in te richten. Daar volstaat een goede ‘knoppentraining’ en dat kan de softwareleverancier als geen ander. Echter, daaraan voorafgaand moet een keuze gemaakt worden voor de software op grond van een goede aanbesteding. Zodat de software optimaal aansluit op de werkprocessen en de prijs natuurlijk klopt. Hier hebben wij veel kennis en ervaring te bieden. Tot slot is het belangrijk om goed overzicht te hebben over al die pakketten in het grotere geheel van de organisatie. Wij kennen alle pakketten en helpen u graag om dit overzicht te houden.

Stap 4: sluit de software aan op het DSO en ga oefenen

In de regel implementeert de betreffende softwareleverancier de Digikoppeling en zorgt deze vervolgens voor de aansluiting op het DSO. Echter, dat kan niet zomaar op elk moment. Hiervoor moet u zich inschrijven bij de VNG en vervolgens krijgt u een tijdslot toegewezen. Dat vergt even wat planning, want u moet natuurlijk wel klaar zijn om aangesloten te worden. Wij verwachten dat het de komende tijd steeds drukker wordt bij de VNG, dus het is belangrijk om uw tijdslot tijdig te reserveren. U sluit vervolgens aan op de pré-productieomgeving van het DSO. Dit is ideaal om praktijk- en ketenproeven uit te voeren. Hiermee test en optimaliseert u de hele keten aan applicaties binnen het ruimtelijke domein. Inclusief uw werkprocessen en de vaardigheden van uw medewerkers. Dit is belangrijk om te doen en geweldig dat het kan. Tenminste; als u niet op het laatste moment aansluit en meteen in het diepe moet springen omdat de Omgevingswet in werking treedt.

Wees op tijd en start deze herfst nog

Dit brengt ons op bij het laatste punt: hoeveel tijd heeft u nog voor dit hele proces? Natuurlijk lijkt 1 juli 2023 nog ver weg, maar dat is het niet. De stappen 1, 2 en 3 inclusief de aanbesteding kosten zeker een half jaar. Ga maar na: de aanbestede software wordt geïnstalleerd, koppelingen gerealiseerd en werkprocessen geïmplementeerd. Gebruikers worden opgeleid en uiteindelijk wordt het geheel ingebed in de beheerorganisatie, zodat de functioneel beheerders de applicatie(s) goed kunnen beheren. En u wilt ook zeker een paar maanden in de praktijk kunnen oefenen. Trek de vakanties af en de conclusie is: start deze herfst nog. Wij garanderen u dan een soepel implementatieproces en een goede start met de Omgevingswet.